Política de Privacidad — KairosNote

Versión 1.1 — 15 de septiembre de 2026

1. Responsable del tratamiento

Esta política describe cómo se tratan los datos personales de quienes usan la aplicación KairosNote, sus servicios en la nube y el sitio web asociado (el "Servicio"). El responsable del tratamiento es:

Responsable: Cristina Arnaiz Pérez-Villamil

Correo electrónico de contacto: admin@kairosnote.com.es

La identificación completa del titular (incluidos NIF y domicilio) figura en el Aviso Legal del sitio web.

2. Qué datos tratamos

a) Datos de cuenta: correo electrónico, nombre de usuario y contraseña. La contraseña nunca se guarda en claro: solo se almacena una huella cifrada (hash).

b) Contenido del usuario: los cancioneros, canciones, tonos y listas que decides sincronizar con la nube o compartir. Si configuras un cancionero privado, también su clave de acceso (en forma de huella cifrada) o la lista de correos autorizados.

c) Datos técnicos del dispositivo: un identificador aleatorio de instalación (no identifica a la persona), el modelo del dispositivo, la plataforma (Windows, macOS, Android, iOS), la versión de la app y la fecha de última conexión.

d) Registros del Servicio: la constancia de aceptación de los Términos y Condiciones (versión, fecha y, si has iniciado sesión, tu correo), registros técnicos de conexión y, si la app sufre un fallo, informes de error con información técnica para diagnosticarlo (que pueden incluir tu correo si has iniciado sesión).

e) Comunicaciones: tu correo se usa para enviarte los códigos de verificación de cuenta y de recuperación de contraseña.

f) Datos de uso de la app: cuántas veces se abre y cuánto tiempo se usa cada día, asociados al dispositivo y, si has iniciado sesión, a tu cuenta.

g) Importación con inteligencia artificial: el documento o la foto que envías para extraer la letra y los acordes, y el saldo de créditos asociado a tu cuenta.

h) Compras directas en la web: la confirmación del pago y el plan o los créditos adquiridos. Los datos completos de pago (tarjeta) los trata el proveedor de pagos y nunca llegan a nuestros servidores.

La app puede usarse sin crear cuenta; en ese caso solo se tratan los datos técnicos anónimos de los apartados c), d) y f).

Lo que se transmite entre tus dispositivos por la red local (modo proyector, listas de reproducción) viaja directamente de dispositivo a dispositivo y no pasa por nuestros servidores.

No usamos herramientas de análisis ni publicidad de terceros. El sitio web puede usar cookies técnicas del proveedor del sitio, de lo que se informa en el propio sitio.

3. Para qué usamos los datos y con qué base legal

a) Prestar el Servicio (cuenta, sincronización, compartir cancioneros, verificación y recuperación de acceso): ejecución del contrato descrito en los Términos y Condiciones.

b) Seguridad del Servicio (límites de peticiones, prevención de abusos, copias de seguridad): interés legítimo en proteger la plataforma y a sus usuarios.

c) Diagnóstico y corrección de errores: interés legítimo en mantener la app estable.

d) Constancia de la aceptación de los Términos: interés legítimo y cumplimiento de obligaciones legales.

e) Estadísticas de uso de la app: interés legítimo en entender cómo se usa el Servicio y mejorarlo.

f) Importación con inteligencia artificial y gestión de pagos y créditos: ejecución del contrato descrito en los Términos y Condiciones.

No usamos tus datos para publicidad, no elaboramos perfiles y no vendemos datos a terceros.

4. Cuánto tiempo los conservamos

a) Datos de cuenta y contenido: mientras la cuenta exista. Al eliminar la cuenta se borran, salvo copias de seguridad técnicas que se eliminan en sus ciclos normales.

b) Registros técnicos y de errores: el tiempo limitado necesario para el diagnóstico y la seguridad.

c) Constancia de aceptación de los Términos: mientras pueda ser necesaria como prueba, según los plazos legales de prescripción.

d) Datos de uso de la app: como historial diario limitado, mientras la cuenta exista.

e) Ficheros enviados a la importación con inteligencia artificial: solo el tiempo necesario para procesarlos y entregarte el resultado.

5. Con quién se comparten

a) Proveedor de alojamiento: los servidores del Servicio están alojados en IONOS SE, con centros de datos en la Unión Europea, que actúa como encargado del tratamiento.

b) Otros usuarios: el contenido que compartes en la nube sin marcarlo como privado (cancioneros públicos) puede ser visto, buscado y descargado por cualquier usuario del Servicio, junto con el nombre del cancionero con el que lo compartes (no tu nombre); también puede acceder a él cualquier persona con su código de descarga. En los cancioneros privados solo acceden las personas autorizadas (por clave o por lista de correos), y el dueño gestiona los correos autorizados y las solicitudes de acceso.

c) Proveedor de inteligencia artificial: si usas la importación desde documento o foto, el fichero enviado se remite a Anthropic (proveedor del modelo de IA), que lo trata con el único fin de extraer la letra y los acordes.

d) Proveedor de pagos: las compras directas en la web se procesan a través de Stripe, que trata los datos de pago conforme a su propia política de privacidad.

e) Fuera de lo anterior, no se ceden datos a otros terceros, salvo obligación legal.

6. Transferencias internacionales

Los datos del Servicio se alojan en la Unión Europea. Si usas la importación con inteligencia artificial, el fichero enviado puede tratarse fuera del Espacio Económico Europeo (en particular en Estados Unidos) por el proveedor de IA; el proveedor de pagos también puede tratar datos fuera del EEE. En ambos casos se aplican las garantías previstas en el RGPD (decisiones de adecuación o cláusulas contractuales tipo).

7. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a admin@kairosnote.com.es. Puedes eliminar tu cuenta desde la propia app o solicitarlo con el formulario de eliminación de cuenta y datos (o por ese mismo correo).

Si consideras que no hemos tratado tus datos correctamente, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

8. Menores de edad

El uso del Servicio con cuenta está reservado a personas de 14 años o más. Los menores de 14 años solo pueden usarlo con el consentimiento y bajo la supervisión de sus padres o tutores.

9. Seguridad

Las comunicaciones con la nube van cifradas (TLS), las contraseñas se guardan con hash seguro, el acceso a los servidores está restringido y protegido por cortafuegos, y se realizan copias de seguridad periódicas.

10. Cambios en esta política

Podremos actualizar esta política. Los cambios relevantes se anunciarán en la app o en el sitio web, y la versión y fecha vigentes figuran al principio del documento.

11. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política o sobre tus datos: admin@kairosnote.com.es.

Privacy Policy — KairosNote

Version 1.1 — 15 September 2026

This English translation is provided for convenience. In case of any discrepancy, the Spanish version prevails.

1. Data controller

This policy describes how personal data of those who use the KairosNote application, its cloud services and the associated website (the "Service") is processed. The data controller is:

Controller: Cristina Arnaiz Pérez-Villamil

Contact email: admin@kairosnote.com.es

The owner's full identification (including tax ID and address) appears in the website's Legal Notice.

2. What data we process

a) Account data: email address, username and password. The password is never stored in plain text: only an encrypted hash is kept.

b) User content: the songbooks, songs, keys and playlists you choose to sync to the cloud or share. If you set up a private songbook, also its access password (as an encrypted hash) or its list of authorized emails.

c) Device technical data: a random installation identifier (which does not identify the person), the device model, the platform (Windows, macOS, Android, iOS), the app version and the date of last connection.

d) Service records: the record of acceptance of the Terms and Conditions (version, date and, if you are signed in, your email), technical connection logs and, if the app crashes, error reports with technical information to diagnose it (which may include your email if you are signed in).

e) Communications: your email is used to send you account verification and password recovery codes.

f) App usage data: how many times the app is opened and how long it is used each day, tied to the device and, if you are signed in, to your account.

g) Artificial-intelligence import: the document or photo you submit to extract the lyrics and chords, and the credit balance tied to your account.

h) Direct purchases on the website: the payment confirmation and the plan or credits acquired. Full payment details (card) are handled by the payment provider and never reach our servers.

The app can be used without an account; in that case only the anonymous technical data in points c), d) and f) is processed.

Whatever is transmitted between your devices over the local network (projector mode, playlists) travels directly from device to device and does not pass through our servers.

We do not use third-party analytics or advertising tools. The website may use technical cookies from the site provider, as disclosed on the site itself.

3. Why we use the data and on what legal basis

a) Providing the Service (account, sync, songbook sharing, verification and access recovery): performance of the contract described in the Terms and Conditions.

b) Service security (rate limits, abuse prevention, backups): legitimate interest in protecting the platform and its users.

c) Error diagnosis and fixing: legitimate interest in keeping the app stable.

d) Record of acceptance of the Terms: legitimate interest and compliance with legal obligations.

e) App usage statistics: legitimate interest in understanding how the Service is used and improving it.

f) Artificial-intelligence import and management of payments and credits: performance of the contract described in the Terms and Conditions.

We do not use your data for advertising, we do not build profiles and we do not sell data to third parties.

4. How long we keep it

a) Account data and content: for as long as the account exists. When the account is deleted they are erased, except technical backups which are removed in their normal cycles.

b) Technical and error logs: for the limited time needed for diagnosis and security.

c) Record of acceptance of the Terms: for as long as it may be needed as evidence, per statutory limitation periods.

d) App usage data: as a limited daily history, for as long as the account exists.

e) Files submitted to the artificial-intelligence import: only for the time needed to process them and deliver the result to you.

5. Who it is shared with

a) Hosting provider: the Service's servers are hosted by IONOS SE, with data centers in the European Union, acting as data processor.

b) Other users: content you share to the cloud without marking it as private (public songbooks) can be viewed, searched and downloaded by any user of the Service, together with the songbook name you share it under (not your name); anyone with its download code can also access it. Private songbooks are only accessible to authorized people (by password or email list), and the owner manages the authorized emails and access requests.

c) Artificial-intelligence provider: if you use the import from a document or photo, the submitted file is passed to Anthropic (the AI model provider), which processes it for the sole purpose of extracting the lyrics and chords.

d) Payment provider: direct purchases on the website are processed through Stripe, which handles payment data under its own privacy policy.

e) Beyond the above, data is not disclosed to other third parties, except under legal obligation.

6. International transfers

The Service's data is hosted in the European Union. If you use the artificial-intelligence import, the submitted file may be processed outside the European Economic Area (in particular in the United States) by the AI provider; the payment provider may also process data outside the EEA. In both cases the safeguards provided for by the GDPR apply (adequacy decisions or standard contractual clauses).

7. Your rights

You may at any time exercise your rights of access, rectification, erasure, objection, restriction of processing and portability by writing to admin@kairosnote.com.es. You can delete your account from the app itself or request it with the account and data deletion form (or at that same address).

If you believe we have not handled your data correctly, you may file a complaint with the Spanish Data Protection Agency (www.aepd.es).

8. Minors

Use of the Service with an account is reserved for people aged 14 or over. Children under 14 may only use it with the consent and under the supervision of their parents or guardians.

9. Security

Communications with the cloud are encrypted (TLS), passwords are stored with a secure hash, server access is restricted and firewalled, and periodic backups are made.

10. Changes to this policy

We may update this policy. Relevant changes will be announced in the app or on the website, and the current version and date appear at the top of the document.

11. Contact

For any query about this policy or your data: admin@kairosnote.com.es.